Descripción
Las reuniones son una herramienta ampliamente utilizada por las organizaciones para poner sobre la mesa asuntos que requieren la participación y opinión de un equipo de trabajo. Desafortunadamente, a menudo, las reuniones son consideradas por los asistentes como poco efectivas. Esto se debe a que, aunque deberían ser espacios de acción, muchas veces no se tiene conciencia de ello, y en diversas ocasiones, se convocan reuniones que no tienen un objetivo definido, que no han sido suficientemente planeadas, que carecen de moderación y foco o que simplemente podrían haber sido reemplazadas por otro formato.
En vista de estas falencias en el desarrollo de reuniones, hemos desarrollado este proceso formativo, el cual nos permitirá entender las reuniones no solo como actividades que requieren nuestra asistencia ni como un listado de temas que son parte de una agenda, sino como una herramienta de comunicación para la creación y transformación de las organizaciones.
Estructura de contenido
M 1 - Las reuniones, ¿un mal organizacional?
Introducción y guía de navegación
¿Qué es una reunión efectiva?
Autodiagnóstico
¿Por qué las reuniones se han convertido en un mal organizacional?
¿Para qué sirven las reuniones?
¿Tus reuniones son verdaderamente útiles?
¿Cuándo convocar una reunión?
Preguntas clave para convocar una reunión
Tipos de reuniones según el objetivo
¿Cómo definir el objetivo de una reunión?
Características de cada tipo de reunión según los objetivos
Formatos de reuniones
Técnicas básicas para desarrollar reuniones informales
M 2 - Planear la reunión.
Planear una reunión: Introducción
Agenda u orden del día
Características de la agenda u orden del día de una reunión
Contenido de la agenda de una reunión
¿Quiénes deben ser convocados a una reunión?
¿Cuándo convocar a una persona a una reunión?
Roles y responsabilidades en una reunión
La importancia de los recursos logísticos
Recursos necesarios para una reunión
Prueba tu conocimiento: Reconociendo los recursos requeridos
M 3 - Características y desarrollo de reuniones efectivas.
El desarrollo de una reunión: la primera impresión
Hora de inicio de una reunión
Instaurar el tono de una reunión y romper el hielo
Protocolo para la introducción de una reunión
El contexto o check list de una reunión
Ordenar los pasos para comenzar una reunión
Estrategias de comunicación para reuniones efectivas
Técnicas de escucha activa y habla asertiva para reuniones
Mantener el foco de una reunión
¿Cómo autoenfocarse en una reunión?
Motivar la participación activa durante una reunión
Revertir la desmotivación ocasionada por no comprender el tema
Revertir la desmotivación ocasionada por la presencia de un experto
Revertir la desmotivación ocasionada por sensación de pérdida de tiempo
Manejo de reuniones difíciles
Toma de decisiones en una reunión
M 4 - Cierre y seguimiento de la reunión.
¿Cómo terminar una reunión?
Dar cierre a los temas abiertos
Prueba tu conocimiento: Reconociendo los pasos para cerrar los temas de la reunión
Despejar dudas y hacer el check-out de una reunión
Confirmación o check-out de una reunión
Repasar los compromisos y legalizar el acta de una reunión
Acta de una reunión
Evaluar el desarrollo de una reunión
Hacer la evaluación de una reunión
Hacer seguimiento posterior a una reunión
Paso a paso para hacer seguimiento a una reunión
Prueba tu conocimiento: Actividades de seguimiento de una reunión